ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY W POSTĘPOWANIU

Szczegóły

Utworzono: wtorek, 15, grudzień 2020 18:55

Justyna Rak

 

Górno, dn.15.12.2020r.

 

Znak:O.261.437.2020.RB

 

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY W POSTĘPOWANIU

o wartości szacunkowej nie przekraczającej progu stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych określonego w art. 4 pkt. 8 (Dz. U. 2019. 1843 ze zm). do składania ofert w postępowaniu na:

 

„Kompleksową obsługę w zakresie ochrony danych osobowych”

 

Samorządowe Centrum Oświaty w Górnie z siedzibą w Górnie 169, 26 - 008 Górno, zaprasza
do składania ofert na: kompleksowe świadczenie usług w zakresie pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD). Postępowanie o wartości poniżej 30.000 euro.

 

I.                   Zamawiający:

 

Gmina Górno – Samorządowe Centrum Oświaty w Górnie

Górno 169

26 – 008 Górno

Tel.41 3023650,

NIP: 657-24-00-548, REGON: 291010079,

Strona www.scogorno.pl , e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript.

 

II.                Opis przedmiotu zamówienia:

 

1.       Przedmiotem Zamówienia jest świadczenie usług w zakresie pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych i świadczenie doradztwa informatycznego w zakresie ochrony danych osobowych w jednostkach wskazanych w ust. 2, w okresie od 01 stycznia 2021r. do 31 grudnia 2022r. na zasadach opisanych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000z późn. zm.) wraz
z aktami wykonawczymi. Przedmiot Zamówienia obejmuje wykonywanie zadań zgodnie z art. 39 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz ustawie z dnia
10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi.

2.         W ramach Umowy Wykonawca zobowiązany będzie do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD) oraz świadczenia doradztwa informatycznego dla wymienionych poniżej placówek:

1. Szkoła Podstawowa im. Piotra Ściegiennego w Bęczkowie,
2. Zespół Szkolno – Przedszkolny w Cedzynie,
3. Szkoła Podstawowa im. Janusza Korczaka w Górnie,
4. Szkoła Podstawowa im. ks. Jerzego Popiełuszki w Krajnie,
5. Zespół Szkolno – Przedszkolny w Radlinie,
6. Szkoła Podstawowa im. gen. Władysława Sikorskiego w Woli Jachowej,
7. Szkoła Podstawowa im. Noblistów Polskich w Leszczynach,
8. Szkoła Podstawowa im. Jana Pawła II w Skorzeszycach,
9. Samorządowe Centrum Oświaty w Górnie,
10. Zespół Żłobków w Gminie Górno.

 

3.         Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określają umowy stanowiące załączniki nr 2.1 - 2.10
do niniejszego zaproszenia ofertowego.

4.         Do obowiązków Wykonawcy należeć będą obowiązki określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000), w tym:

a)         nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych, bezpieczeństwa informacji oraz środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, jak również przestrzegania zasad określonych w tej dokumentacji poprzez zapewnienie:

ü  opracowania i kompletności oraz aktualności dokumentacji przetwarzania danych,
w postaci Polityki przetwarzania danych osobowych i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym;

ü  zgodności dokumentacji oraz zasad przetwarzania danych z obowiązującymi przepisami prawa oraz opracowanie w tym zakresie sprawozdania dla administratora danych;

ü  uwzględniania stanu faktycznego w zakresie przetwarzania danych osobowych;

ü  zgodności ze stanem faktycznym przewidzianych w dokumentacji przetwarzania danych środków technicznych i organizacyjnych służących przeciwdziałaniu zagrożeniom dla ochrony danych osobowych;

ü  przestrzegania zasad i obowiązków określonych w dokumentacji przetwarzania danych.

b)         dokonywanie sprawdzeń zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych (w tym: dokonywanie sprawdzeń planowych, doraźnych oraz na wezwanie Urzędu Ochrony Danych Osobowych);

c)         prowadzenie rejestru czynności przetwarzania;

d)          prowadzenie szkoleń wewnętrznych w zakresie ochrony danych osobowych w przypadku istotnych zmian w materii prawnej regulującej ochronę danych osobowych;

e)         przygotowywanie oraz opiniowanie umów dotyczących powierzenia przetwarzania danych osobowych; 

f)          reprezentowanie Zamawiającego w kontaktach z Urzędem Ochrony Danych Osobowych,
 w zakresie kontroli zdalnej oraz bezpośredniej;

g)         opiniowanie dokumentów Zamawiającego pod kątem zgodności z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz z przepisami wykonawczymi;

h)         rozpatrywanie skarg osób fizycznych w związku z zarzutem naruszenie ich praw w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych;

i)           bieżące monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych oraz aktualizacja zabezpieczeń danych w razie istotnych zmian organizacyjnych lub prawnych;

j)           rozpatrywanie oraz opiniowanie wniosków o udostępnienie danych osobowych;

k)         konsultacje w sprawach związanych z ochroną danych osobowych;

l)           określenie zasad i procedur (we współpracy z Informatykiem Zamawiającego) zapewniających bezpieczeństwo systemu informatycznego przetwarzającego dane osobowe.

4.         Do zakresu obowiązków Inspektora Ochrony Danych należy aktualizacja oraz utrzymanie aktualnej analizy ryzyka systemu informatycznego, jak również opracowanie, aktualizowanie oraz monitorowanie wykonania działań korygujących, wynikających z analizy ryzyka bezpieczeństwa systemu informatycznego.

5.          Inspektor Ochrony Danych monitoruje systemy informatyczne pod kątem zgodności
z ochroną danych osobowych.

6.         Wykonanie audytu wewnętrznego w jednostkach wskazanych w pkt II ust. 2, nastąpi zgodnie
 z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji
 w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych
(Dz. U. 2012 r., poz. 526 ze zm.).

7.         Umowy zostaną podpisane oddzielnie na każdą placówkę przez dyrektora/kierownika danej placówki

III.              Wymagania:

 

1.       W ramach wykonywanych czynności wykonawca przebywać będzie w siedzibie Zamawiającego tj: w jednostkach wskazanych w pkt II ust. 2 raz w miesiącu w godzinach
od 8⁰⁰ do 14⁰⁰;

2.       Wykonawca posiada doświadczenie w zakresie pełnienia obowiązków Inspektora Ochrony Danych.

3.       Wykonawca posiada doświadczenie w zakresie wykonywania audytów bezpieczeństwa informacji zgodnie z wymogami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

4.       Wykonawca posiada doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu bezpieczeństwa informacji.

5.       Inspektor Ochrony Danych posiada uprawnienia audytora wewnętrznego Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji według normy PN-ISO/IEC 27001.

6.       Wykonawca zapewni kontakt telefoniczny, e-mailowy, w pozostałe dni i godziny urzędowania zamawiającego pod wskazanymi numerami telefonów, adresem e-mailowym;

7.       W sprawach nagłych i nieprzewidzianych Zamawiający wymaga od Wykonawcy dojazdu
do siedziby zamawiającego w jak najkrótszym terminie;

8.       Prowadzenie obsługi w zakresie ochrony danych osobowych w tym pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych w jednostkach wskazanych w pkt II ust. 2 przez Wykonawcę osobiście lub przez upoważnionych pracowników Wykonawcy;

9.       Wykonawca jest zobowiązany do:

a)       zachowania należytej staranności przy wykonywaniu i prowadzeniu spraw wynikających
z przedmiotu zamówienia,

b)      posiadania wymaganych przepisami prawa uprawnień do wykonywania zlecenia;

10.   Na wykonawcy ciąży obowiązek zachowania bezterminowo tajemnicy wszystkich informacji
i materiałów udostępnionych przez Zleceniodawcę w trakcie realizacji umowy;

11.   Wykonawca z chwilą rozwiązania umowy winien zwrócić wszystkie materiały przekazane przez Zamawiającego.

IV.       Warunki udziału w postępowaniu:

1.Niezbędne dokumenty:

a)    kopia dokumentu potwierdzającego wykształcenie oraz uprawnienia audytora wewnętrznego,

b)    kopia dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe i staż pracy,

c)    kopie innych dokumentów potwierdzających dodatkowe kwalifikacje i osiągnięcia, 

d)    oświadczenie o osobistym świadczeniu usługi, bądź o tym, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, gdy Wykonawca nie będzie świadczył zamówienia osobiście, posiadają wymagane uprawnienia, oraz informację
o podstawie do dysponowania tymi osobami,

e)    pełnomocnictwo wystawione zgodnie ze szczegółowymi warunkami konkursu ofert, o ile oferta składana jest przez osobę upoważnioną do występowania w imieniu oferenta.

2.Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

a)    jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego;

b)    jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów
o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

c)     zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

d)    zawiera błędy w obliczeniu ceny;

e)    jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

f)     została złożona przez wykluczonego Wykonawcę.

3. W przypadku, gdy okaże się, że wykonawca, którego oferta została wybrana będzie uchylał się
od zawarcia umowy bądź nie dostarczy wyżej wymienionych dokumentów wymaganych
do podpisania umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.

V. Termin i miejsce realizacji zamówienia: Usługa będzie świadczona w jednostkach  wskazanych w pkt. II ust. 2 w terminie od dnia 1 stycznia 2019 r. do dnia 31 grudnia 2019 roku.

VI. Opis sposobu obliczenia ceny oraz kryteria wyboru oferty

            Wykonawca poda cenę brutto w zł za wykonanie całości zadania.

            Kryteria oceny ofert i ich znaczenie:

 

Nazwa kryterium	Wzór	Sposób oceny
Cena	(Cena minimalna / oferowana cena) * 100	100 pkt

 

Zaproponowane ceny będą porównane z innymi ofertami. Z firmą, która przedstawi najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa. Od decyzji Zamawiającego nie przysługują środki odwoławcze.

VII.         Zawartość oferty:

1.       Oferta powinna zawierać:

1)      propozycję wynagrodzenia miesięcznego za wykonanie całości przedmiotu zamówienia – kwota w złotych brutto,

2)      kserokopie dokumentów, o których mowa w punkcie IV.1. lit. a – c zapytania ofertowego.

3)      oświadczenie, o których mowa w punkcie IV.1. lit. d zapytania ofertowego.

4)      pełnomocnictwo, o którym mowa w punkcie IV.1. lit. e zapytania ofertowego – jeśli dotyczy.

2.       Oferent może przedłożyć tylko jedną ofertę cenową i nie może zmienić jej treści w okresie trwania umowy. Zaproponowane ceny będą porównane z innymi ofertami. Z oferentem, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa.

Ofertę należy umieścić w zamkniętej nieprzezroczystej kopercie opatrzonej napisem:

„Kompleksowa obsługa w zakresie ochrony danych osobowych” w jednostkach wskazanych w pkt. II ust. 2 w okresie od 4 stycznia 2021r. do 31 grudnia 2022r.”

 

VIII.       Miejsce i termin składania ofert:

Oferty należy składać do dnia 23 grudnia 2020 r. roku do godz. 10⁰⁰ w Samorządowym Centrum Oświaty w Górnie, Górno 169, pokój Nr 1. Decydujące znaczenie dla zachowania terminu ma data wpływu oferty do Samorządowego Centrum Oświaty w Górnie, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową. Osobą do kontaktów w sprawie niniejszego postępowania jest: Pani Justyna Rak tel. 41 30 23 650

IX. Otwarcie ofert nie ma charakteru publicznego zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 EURO.

 

X. Wybór oferty

Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, którego oferta otrzyma największą ilość punktów.

 

Wzór umów zawierają załączniki nr 2.1- 2.10 do niniejszego zaproszenia.

 

O wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania Zamawiający poinformuje Wykonawców zamieszczając informację na stronie internetowej www.scogorno.pl oraz telefonicznie.

 

 

 

 

XI. Uwagi końcowe

 

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy w przedmiocie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia.
2. Zamawiający jest uprawniony do unieważnienia przedmiotowego postępowania na każdym jego etapie bez podawania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia wobec Zamawiającego.
3. Podczas badania ważności ofert oraz ich oceny Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w przypadku tego wymagającym, będzie miał prawo żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty, a także będzie miał prawo wezwania do uzupełnienia wymaganych, jeśli nie zostaną one złożone lub będą zawierać błędy.
4. Do niniejszego zapytania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

 

XII. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

·         administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Samorządowe Centrum Oświaty w Górnie z siedzibą
w Górno169, Górno 169 Telefon 41 2023650, e-mail  Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript. ;

·         inspektorem ochrony danych osobowych jest Pan Sylwester Cieśla tel. 663530060, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript. ;

·         Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym
z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego znak O.261.437.2020.RB prowadzonym w trybie zapytania ofertowego – przeprowadzenie i archiwizacja postępowania

·         odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1986), dalej „ustawa Pzp” - wykonawcy, wszyscy zainteresowani, a także podmioty przetwarzające dane na podstawie zawartych umów (m.in. Kontrolujący zamówienie);

·         dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy a następnie przez 4 lata, albo 5 lat w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE, począwszy od 1 stycznia roku kalendarzowego następującego po zakończeniu okresu obowiązywania umowy. Okresy te dotyczą również Wykonawców, którzy złożyli oferty i nie zostały one uznane, jako najkorzystniejsze (nie zawarto z tymi Wykonawcami umowy);

·         obowiązek podania danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

·         w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie
do art. 22 RODO;

·         posiada Pani/Pan:

ü  na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

ü  na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (Wyjaśnienie: skorzystanie
z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

ü  na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych
z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

ü  prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

·         nie przysługuje Pani/Panu:

·         w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

·         prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

·         na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

 

Załączniki zapytania:

Formularz ofertowy (zał. nr 1).

Wzór umów 2.1 – 2.10 (zał. nr 2).:

 

Załącznik nr 2.1 SP Bęczków IOD

Załącznik nr 2.2 ZSP Cedzyna Wzór Umowy IOD

Załącznik nr 2.3 SP. Górno Wzór Umowy IOD

Załącznik nr 2.4 SP. Krajno Wzór Umowy IOD

Załącznik nr 2.5 SP. Leszczyny Wzór Umowy IOD

Załącznik nr 2.6 SP. Radlin Wzór Umowy IOD

Załącznik nr 2.7 SP. Skorzeszyce Wzór Umowy IOD

Załącznik nr 2.8 SP. Wola Jachowa Wzór Umowy IOD

Załącznik nr 2.9 SCO IOD 

Załącznik nr 2.10 Zespół Złobków IOD